Как делать свертку базы. Как делать свертку базы Свертка 1с бухгалтерия

В этой статье я расскажу об алгоритме, который используется в процессе, называемом 1с свертка базы.

Cвертка базы 1c (сворачивание базы 1с) - это процедура, применяемая для оптимизации данных, накопленных в базе 1С. Свертка базы 1с проводится для улучшения качества работы пользователей.

Причины свертки базы 1С

Давайте рассматривать теоретический вопрос о свёртке базы данных с точки зрения практического примера. Например, сегодня - 14 марта 2008 года. Я работаю с базой 1С, которая ведётся с 01 января 2003 года. База ведётся уже 5-ый год. Базу сложно обслуживать программисту (усложнение системы из-за увеличения количества элементов). С базой также сложно работать пользователям (скорость работы программы).

Как можно оптимизировать работу с базой 1С?

Программисту, по большому счёту, наплевать на объём базы, потому что программист работает не с данными, а с алгоритмами обработки данных. Проблемы при работе с большой базой данных могут возникнуть у программиста, выполняющего администрирование базы, разве что в тех случаях, когда нужно восстановить последовательность после перепроведения документа в прошлом периоде, или тогда, когда нужно перепровести все документы вследствие внесения изменений в алгоритм каких-либо расчётов. Поэтому оптимизация базы, как правило, проводится с целью повышения качества работы пользователей базы.

Функциональные особенности при работе с данными

Функции пользователей, работающих с базой 1С, можно разделить на три группы:

1. Ввод первичных данных;
2. Анализ введённых данных;
3. Планирование будущих данных.

Пройдёмся по функциональным группам пользователей.

1. Тем, кто вводит данные, не нужны остатки и обороты даже за "вчера". Не говоря уже о данных за прошлый месяц или за позапрошлый год.
2. Тем, кто анализирует данные, нужны данные за прошлые периоды. Но здесь нужно уточнять, какие именно данные им нужны. Об этом поговорим ниже.
3. Тем, кто планирует данные, нужны результаты анализа прошлых периодов. Другими словами, для нужд пользователей этой группы также нужны данные, накопленные в предыдущих периодах.

Детализация данных для свертки базы 1с

Чтобы определить, какие данные нужны для анализа и планирования, прежде всего нужно уточнить степень детализации данных. Заранее скажу, что детализация данных, необходимых для анализа и планирования, и является ключом к решению задачи о свёртке базы 1С.

Какие бывают уровни детализации данных в базе 1С? Я могу назвать такие:

• Проводка по счетам в бухгалтерском учёте.
• Движение регистра в оперативном учёте.
• Документ.
• Оборот за день (неделю, декаду, месяц, квартал, полугодие, год).
• Остаток на начало и на конец периода (дня, недели, декады, месяца, квартала, года).

После того, как будет определён достаточный уровень детализации данных, необходимых для проведения эффективного анализа и планирования, можно говорить о степени сжатия данных при свёртке базы.

Работа с данными в "сжатом" периоде после 1с свертки базы

Если данные в определённом периоде "свёрнуты" или "сжаты", то понимается, что их количественно стало меньше на определённую величину. Если количество данных уменьшается, то определённые данные теряются безвозвратно.

Как можно получить доступ к свёрнутым данным, если в этом возникнет необходимость? Это очень важный вопрос, и на него нужно ответить, прежде чем проводить свёртку базы данных 1С.

Для примера, приведу два крайних случая.

Случай 1: Финансовый директор в любой день 2008 года хочет иметь возможность посмотреть детальную карточку взаиморасчётов с покупателем "Альфа" за март 2005 года.

При таком условии свёртка базы 1с невозможна, потому что сворачивать (сжимать) данные ниже уровня проводки (движения регистра) невозможно.

Исключением можно считать такой способ работы, при котором свёртка базы всё-таки проводится, и в рабочей базе от данных свёрнутого периода остаются только остатки на начало рабочего периода. Тогда у предприятия появляется две рабочих базы:

1. Рабочая база, в которую вводятся данные о текущих операциях.
2. Архивная база, в которой хранятся данные об операциях прошлых периодов.

При этом у финансового директора, например, имеется доступ ко второй базе, работа с которой была фактически остановлена. И финансовый директор при желании может в любой момент войти в "старую" базу и получить все необходимые ему данные в предыдущих периодах.

Случай 2: Финансовый директор хочет в любой день 2008 года иметь возможность узнать величину расходов на аренду всех складских помещений предприятия за 3 квартал 2005 года. И более детальная информация (карточка взаиморасчётов с арендодателем склада, например) ему не нужна.

В таком случае 1с свёртка базы проводится таким образом:

1. Специальным запросом выбираются обороты по статье "Складские расходы" с детализацией по кварталам.
2. Для каждого квартала, получаемого в запросе, создаётся новый документ "Операция" (или другой специальный документ), в который вносится сумма оборота по статье "Складские расходы". Документ записывается и проводится.
3. Специальная обработка удаляет все документы, которые вводили данные за сворачиваемый период по статье "Складские расходы" (кроме нашего специального документа, который мы создали при свёртке базы).

Исключением также можно считать такой способ работы, при котором свёртка базы проводится с перенесением только входящих осатков на начало рабочего периода. У предприятия появляются две базы ("рабочая" и "старая"). А финансовый директор создаёт в MS Excel, например, специальную табличку для личного пользования. В этой табличке он будет проводить анализ и планирование данных. В табличку он вручную заносит итоговые значения по нужным ему финансовым показателям за анализируемый период. Данные для анализа он берёт из "архивной" базы.

Стандартный алгоритм свертки базы 1С

В большинстве же случаев свёртка базы проводится банальнее.

1. Обработка создаёт новые документы типа "Ввод начальных остатков".
2. Запрос выбирает остатки по всем бухгалтерским счетам, измерениям регистров и прочим значимым хранилищам данных на конец сворачиваемого периода.
3. Получаемые в запросе данные вносятся в документы типа "Ввод начальных остатков".
4. Документ сохраняется и проводится последним днём сворачиваемого периода.
5. Все документы 1С за сворачиваемый период удаляются.

Методы свертки базы 1С

Таким образом, можно выделить два способа сворачивания данных в базе 1С:

1. В свёрнутом периоде все операции удаляются, а на начало рабочего периода вносятся только начальные остатки, имеющиеся на конец свёрнутого периода.
2. То же, что и в первом способе, но в свёрнутом периоде оставляются обороты по показателям, которые необходимы в текущем режиме в рабочем периоде, с необходимым уровнем детализации. На начало рабочего периода переносятся остатки, рассчитанные с учётом оборотов, оставшихся в свёрнутом периоде.

Начало года - идеальное время для свёртки базы

Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, увеличивается. Когда база 1С ведется давно и занимает значительный объем, это приводит к замедлению работы.

Свёртка преследует следующие цели:

• Ускорить работу программы
• Сократить размер базы
• Очистить справочники от неактуальных записей

В чем помогает свертка

Если вы не планируете увеличивать количество рабочих мест в 1С (и покупать под них новый сервер), но вас не устраивает скорость работы 1С, стоит сделать свертку базы. Это снизит нагрузку на компьютеры. Можно будет отсрочить покупку нового железа для сервера или переход от файловой версии к SQL.

Кроме того огромные базы чаще дают сбой, “падают” и в общем работают весьма ненадежно.

Скрыть данные прошлых периодов

Свертка - хороший способ скрыть информацию о работе за прошлые годы. Данные будут просто отсутствовать в базе. Это надежнее ограничения прав доступа и паролей.

Избавиться от неактуальной номенклатуры и других записей

В процессе работы в базе 1С накапливается неиспользуемая номенклатура. Она мешает при оформлении поступлений и реализаций, при выборе товара из списка. Это приводит к ошибкам и пересорту. Кроме того большое количество позиций замедляет выгрузку на автономную кассы, например, во Фронтол,когда вместе с 3 тыс. используемых товаров выгружается ещё 10 тыс. неиспользуемых. Свернув базу, вы избавитесь от старых товаров. Мы вместе со сверткой используем обработку Удаление неактуальной номенклатуры.

Неудобства работы в свернутой базе

Документы и отчеты за “свернутый период” станут недоступны. Придется иметь отдельную базу за старый период и смотреть историю там, собрать в одном отчете данные за все время уже не получиться.

Как работает свертка

Суть мероприятия следующая: выбирается дата (идеальный вариант — начало года или квартала) к примеру 1 янв 2016. На эту дату делается «снимок» остатков по всем разрезам учета (остатки ТМЦ, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и комиссионерами, остатки по кассам и расчетным счетам), а полученные данные выгружаются в файлы на жестком диске. Затем на основе прежней создается новая информационная база, которая содержит все необходимые справочники (номенклатура, типы цен, единицы измерения, цены, контрагенты и договоры, банки и расчетные счета, склады, кассы, материально-ответственные лица и т.д.) и путем создания соответствующих документов ввода остатков в новую базу вводятся остатки по всем разрезам учета (на основе данных из файлов, сохраненных на жестком диске) на 01.01.2016. Остатки в новой и прежней базах сверяются. Их полное совпадение служит показателем успешности проведенной работы. Если же будут небольшие погрешности, то они легко исправляются «руками».

В итоге существенно увеличивается скорость работы и, что важнее всего, - снижается риск сбоев самой программы 1С:Предприятие.

Как сделать свертку базы

В идеальном мире свертка делается с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для версий 8.2, 8.3. При этом программа создаст документы ввода остатков, пометит на удаление ненужные документы. Справочники можно будет удалить в том случае, если они не будут задействованы в оставшихся документах. Перед тем как проводить свертку базы, нужно восстановить последовательность документов.

Важно помнить, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производится только с типовой конфигурацией. Иначе появятся ошибки, которые будут видны не сразу. Если у вас не типовая конфигурация, для свертки базы вам лучше обратиться к опытному специалисту 1С.

Сделать свертку самостоятельно более-менее возможно в бухгалтерии и практически нереально в торговле. И тому есть масса причин, например, может удалиться нужная информация и остаться ненужная. Пользователь при этом даже знать об этом не будет, т.к. не знает как проверить.

Свертка базы 1С:Управление торговлей

Говоря о свертке 1с управление торговлей, нужно упомянуть о проблемах, которые нам часто приходиться решать.

1. Часто в программе используются те регистры, которые не нужны. Например НДС (их там штук 7 регистров). Во-первых из-за них свертка идет дольше, а во-вторых они мешают удалению документов.

2. Если используются партии товаров. В этом случае это тоже не даст удалить ряд документов. Мы можем установить по среднему, или в вводе остатков заменить документ партии на вспомогательный документ — тем самым после перепроведения очистим ссылки на удаленные документы.

3. Взаиморасчеты по документам. Мы можем перезакрыть долги или также на начало ввода остатков повесить все на вспомогательный документ.

4. Есть целая куча регистров сведений (цена, списанные товары, доступ к документам, соответствия при обмене и т.д.), которые «держат» документы и справочники.

5. Стандартное удаление работает долго. А если элементов очень много — то вообще не справляется. Мы разработали свои, более быстрые обработки для удаления ненужных документов.

Стоимость свёртки

Стоимость зависит от сложности вашей конфигурации (розница — дешевле, комплексная — дороже) и объёма данных (стоимость свёртки базы в 3 Гига и 30 Гигов будет различаться).
Чтобы узнать стоимость - оставьте заявку. Мы свяжемся с вами, проанализируем вашу базу и определим окончательную стоимость.
Средний диапазон цен - от 8 000 до 15 000 руб.

Минусы и альтернативы свёртки

Однако, свертка - довольно радикальная операция, которая удаляет данные за предыдущие годы, заменяя их на документы ввода остатков.

Главный недостаток это то, что у вас появляется несколько баз. Например «База 2011-2012» и «База 2013».

И построить один отчет, где будут выведены данные 2012 и 2013 годов не получится. Станут недоступны такие полезные вещи, как анализ продаж товаров перед заказом у поставщика или сравнение, насколько в январе 2013 года определенных товаров продалось больше, чем в январе 2012-го.

Сворачивать базы действительно имеет смысл только в двух случаях:

1. если она действительно старая (хотя бы старше 4-5 лет)
2. если данные нужно не просто защитить (паролями например), а надежно скрыть (удалив её физически с компьютера)

Во всех остальных случая стоит обратить внимание на альтернативы.

Альтернатива: Отключить неиспользуемые модули

Даже если вы не используте некоторые возможности программы, это не значит, что она не тратит на них ресурсы вашего компьютера.

Таких потенциально ненужных, но ресурсоемких разделов программы не много:

• Контроль доступа на уровне записей
• Учет остатков по организациям (в дополнение к учету остатков по складам)
• Учет данных для книг покупок/продаж при том, что вы формируете их в бухгалтерии

Следующие возможности не используются у некоторых организаций, хотя назвать их ненужными конечно нельзя:

• Расчет себестоимости (для расчета прибыли от продаж, маржи)
• Расчет себестоимости в разрезе партий (при том, что в вашем достаточно расчета «по среднему»)
• Расчеты с клиентами в разрезе расчетных документов

Для примера я провел небольшое исследование. Взял базу фирмы, которая не использует возможности по расчету прибыли. Исходный размер базы — 1.6 Гб. После удаление записей, связанных с расчетом себестоимости размер базы уменьшился до 1 Гб. После удаления всех остальных неиспользуемых таблиц, размер снизился до 0.8 Гб.

Альтернатива: Убрать с глаз долой неактуальную номенклатуру и контрагентов

Производители постоянно обновляют свой товарный ассортимент. Из-за этого в справочнике товаров накапливаются позиции, которые больше никогда не будут продаваться.

Основное неудобство в том, что такие товары

• 1. мешаются в списке у менеджеров, которые оформляют поступление или реализацию. Это увеличивает вероятность ошибок и пересорта.
• 2. выгрузка на автономную кассы (во Фронтол например) происходит медленно. Т.к выгружается не 3000 позиций, которые стоят на полке, а еще 10 000 тех, которые уже несколько лет как не продаются.
• 3. если на кассе не используются штрих-коды и кассир выбирает товар из списка, то большой список также увеличивает вероятность ошибки и пересорта.

Эти конкретные проблемы легко можно убрать и без помощи свертки.

Достаточно добавить реквизит «Архивный» в номенклатуру и автоматически проставить его у тех товаров, по которым нет движений последний год или два.

Дополнительно такой неактуальный товар можно пометить на удаление, переместить в папку «_Корзина» и добавить к наименованию «яяя_», чтобы товар не мешался в поиске по первым буквам.

На этот случай у нас припасена обработка

Альтернатива: увеличить безопасность системы

Если данные нужно скрыть, то можно использовать некоторые уловки (например, разместить рабочую базу не в своем офисе, а на удаленном сервере. Возможно даже в другой стране. А для проверяющих подготовить локальную белую и пушистую базу). Но свернуть базу конечно проще.

В случае, если защититься нужно от своих сотрудников, то на помощь придет SQL-сервер и чёткая система доступа.

Альтернатива: увеличить мощность сервера

1С 8 совместно с SQL-сервером способна нормально работать с базами огромного размера. База в 20-50 ГБ это вообще не проблема, при условии достаточно мощного компьютера.

Предыстория

В компании, где я работаю, возникла ситуация, когда настала необходимость урезать базу, т.е. удалить все документы и движения до определенной даты. К этому моменту база данных весила почти 350Гб, и очень тяжело было с ним работать. Также страдало быстродействие 1С и регламентные операции с БД выполнялись очень долго.

Решение было принято - базу обрезаем! После долгих тестов типовых обработок по свертыванию, я в них разочаровался. Больше двух недель провел наедине с компьютером обрезая тестовую базу. Такие сроки просто недопустимы в рабочей базе, тем более в базе работают пользователи 6 дней в неделю. Как то нужно было выбираться из тупиковой ситуации. Решили передать задачу на аутсорс. Но и здесь нас не обрадовали, стоимость работ высокая и время для выполнения требовалось немаленькое.

В общем вопрос оставался нерешенным и вернулись к тому, чтобы решить задачу своими силами.

Пришлось прибегнуть к крайним мерам, я отключился от всех других задач и взялся за свертывание базы.

И в скором времени вопрос был решен - обрезали базу за 2 дня, уменьшили его на 70%.

Обрезание базы УТ с объемом 350 Гб за 2 дня.

Решил выполнить задачу по такому алгоритму:

Создать копию рабочей базы. В копии сформировать остатки на нужную дату, удалить все документы и движения до этой даты. Далее из рабочей базы все новые документы (созданные с момента создания копии) перенести в новую базу. Пустить пользователей в новую базу.

Задача была разделена на 5 подзадач:

1.Создать план обмена, для того чтобы после обрезания базы все новые документы можно было перенести в новую базу.

2.Сформировать остатки на дату свертки.

3.Удалить все документы и движения до даты свертки.

4.Загрузить документы из текущей базы в новую базу.

5.Заменить рабочую базу новой (обрезанной) базой.

На подготовительный этап ушло около двух недель: создание плана обмена, поиск инструментов по созданию остатков и очистки регистров, тестирование механизмов.

Процесс свертки базы данных.

1. Формирование остатков на дату свертки.

Остатки формировал типовой обработкой «СверткаБазы.epf».

Чтобы сэкономить время формирование остатков выполнил в рабочей базе в рабочее время. Т.к. остатки формируются документами «Корректировка записей регистров» и обработка устанавливает неактивными движения в регистрах, то эта процедура для базы безвредна.

В обработке поставил ограничение на количество строк в одном документе 50 000.

Делал не спеша, и в течении 1-2 дня все сформировалось (получилось около 400 документов).

Примечание:

- если на дату свертки есть документы «Корректировка записей регистров» не связанные со сверткой базы, то их лучше перенести на дату позже, чтобы случайно их не перепутать потом.

- при формировании остатков, лучше просмотреть все регистры, т.к. бывает, что не по всем регистрам начальные остатки вам нужны. Иногда бывают ситуации, когда регистр уже нигде не используется. В итоге это сэкономит ваше время.

2. Создать полный план обмена для выгрузки в идентичную конфигурацию (можно делать параллельно формирования остатков).

3.В нерабочее время очистить зарегистрированные в плане обмена объекты и сделать копию базы с отключенными регламентами.

4.Удаление документов и очистка регистров.

Эта операция самая медленная и для ускорения этой операции нужно использовать прямые запросы SQL . Подобные инструменты можно найти на Инфостарте. Есть еще один момент, если мы удалим данные таким способом, то объекты удалятся быстро, но без контроля на ссылочную целостность. Соответственно, в наших документах вода остатков и других документах появятся строки типа «Объект не найден….».

У меня стояла задача оставить эти документы в непроведенном виде для информационных целей.

Для этого была написана обработка, которая сняла с проведения и перенесла на дату свертки все документы участвующие в движениях в документах корректировки регистров.

После чего, используя обработку по удалению документов и движений через SQL запросы, удалить все до даты свертки (журналы документов, документы, регистры накопления, регистры сведений и т.д.).

Примечание:

- по регистрам сведений нужно чистить только периодические. Если регистр не периодический, то он скорее всего очистится полностью.

6.Активизаровать движения документов корректировки записей регистров обработкой «СверткаБазы.epf». При этом обработка эти документы переносит на предыдущую дату (это удобно для сверки остатков в двух базах).

8.Проверить корректность ввода остатков и исправить (для этой цели можно привлечь сотрудников бухгалтерии)

9.Перенести документы из рабочей базы в новую базу. Эту процедуру можно делать уже сразу после создания копии. Т.е. если ежедневно в базе создается много документов, то перенос документов лучше делать параллельно, чтобы дополнительное время на это не тратить.

10.Пустить пользователей в новую базу. Для этого лучше переименовать базы на сервере 1с, чтобы для пользователей переход был безболезненным. Т.е. старую базу называем как угодно а новую (свернутую) базу переименовываем в старую.

Примечание!

Как известно, при непосредственном удалении объектов не происходит контроль ссылочной целостности.
Соответственно, после удаления объектов в текущей базе остаются объекты ссылающиеся на несуществующие объекты ("Объект не найден").
У меня задача не стояла, чтобы эти объекты были в свернутой базе. Но битые ссылки могут отрицательно сказаться и на разного рода обмены между базами, и на другие процессы.
По этому я их перенес в свернутую базу, но после того как базу свернул.
1.Сделал правила обмена, которые переносят документы (только номер, дата в непроведенном виде).
2.Перенес все документы которые встречались в документах ввода начальных остатков.
Эту процедуру можно делать после свертки, но желательно инструменты подготовить заранее.

Под сверткой информационных баз 1С понимают процесс обработки документов и регистров конфигурации, а также формирование на начало некоторого года актуальных остатков, свернутых, скомпонованных данных регистров. При этом удаляются или помечаются на удаление документы прошлых лет, кроме документов важных для учета НДС, ОС и ряда других.

Для чего выполняют свертку информационной базы 1С

Свертка выполняется для уменьшения размера базы, более быстрой работы, уменьшения времени обновления и архивирования базы 1С.

Кроме того, используется для сохранения конфиденциальной информации. После проведения свертки, сотрудники и проверяющие организации не будут иметь доступа к документам прошлых лет в текущей рабочей базе.

Важно: в случае необходимости всегда можно развернуть из архива базу 1С 8.3 до свертки и получить необходимую информацию. Можно добавить базу «до свертки» как дополнительную в ярлык запуска 1С 8.3 и всегда иметь ее «под рукой».

Свертка базы 1С 8.3

Обработка Свертка информационной базы в конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3, Управление торговлей, ред.11 и в ряде других доступна из меню Администрирование – Сервис:

Совет 1. Воспользуйтесь обработкой на копии информационной базы 1С, проанализируйте результаты и затем проведите свертку рабочей базы.

Совет 2 . Перед сверткой сформируйте отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. Прежде всего речь идет об учете основных средств, НДС, признании расходов прошлых периодов. Если ведете учет зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия, ред.3, то также понадобятся данные о взаиморасчетах с сотрудниками.

Внимание: Оборотно-сальдовую ведомость до свертки можно не формировать, поскольку в 1С 8.3 проверка ОСВ до и после свертки включена как один из этапов обработки.

Совет 3 . Подумайте, до какого периода будете проводить свертку. Иногда бухгалтера оставляют данные прошлого года, так как важно для начисления зарплаты. Или даже данные двух, трех предыдущих лет, если объем операций не слишком велик за эти годы.

Как сделать свертку базы 1С 8.3 Бухгалтерия на примере

Рассмотрим пример свертки реальной базы 1С 8.3 некоторого предприятия: конфигурация Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, ред.3. Это фактически конфигурация Бухгалтерия предприятия, ред.3, но расширенная за счет добавления специализированных отраслевых объектов.

Предположим, что информационная база предприятия после процесса тестирования и исправления, включая упаковку информационной базы, достигла 4 Гб. Пользователи работают в базе с 2011 года. Так как организацию проверяла налоговая инспекция, включая период 2015 года, и зарплату с 2016 года организация начисляет уже не в 1С 8.3 Бухгалтерия, а в 1С 8.3 ЗУП, ред.3, было принято решение свернуть базу вплоть до 2016 года.

Этап 1. Создание резервной копии

Из меню Администрирование – Сервис запускаем обработку под пользователем с правами Администратора. В нашем примере Админ . Вводим пароль пользователя Админ для доступа к базе 1С 8.3. Если выполняете свертку на уже созданной копии программы, то флажок Создать резервную копию можно сбросить. В противном случае – указываем Каталог резервной копии ИБ:

Если нажмем на клавишу F1 на клавиатуре, то сможем получить справку о предназначении и особенностях использования данной обработки. Ознакомившись, закрываем справку и по кнопке Далее переходим к следующему шагу обработки Пройденные этапы выделяются зеленым цветом.

Этап 2. Настройка свертки

На этом этапе определяем на начало какого года сформировать остатки в 1С 8.3. По умолчанию установлен флажок Установить дату запрета изменения данных. Она будет установлена на 31.12.2015 года в случае формирования остатков на начало 2016 года:

Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной. По примеру в базе 1С 8.3 одна организация, поэтому выбора организаций для свертки в обработке не предлагается.

Этап 3. Формирование остатков

По кнопке Далее переходим к установке правил формирования остатков. Для типовых конфигураций они предопределены, а для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 есть возможность Восстановить рекомендуемые настройки, если их изменяли.

Можем задать правила свертки для Журнала проводок: Не сворачивать или Свернуть:

Можем определить правила отдельно для каждого регистра накопления:

По умолчанию, например, в обработке для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 стоит Не сворачивать у регистров НДС Покупки, НДС Продажи, НДС предъявленный и ряда других. То есть разработчики проанализировали какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.

Но можем, к примеру, установить Не сворачивать у регистра накопления НДС, включенного в стоимость:

Этап 4. Просмотр операций

На этапе Просмотр операций можно открыть сформированные остатки на 01.01.2016г., в базу операции запишутся 31.12.2015г. Допускается остатки откорректировать или даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке Создать:

Ниже приведены варианты созданных операций по регистрам бухгалтерии:

По регистрам сведений:

По регистрам накопления:

Этап 5. Проверка

Далее переходим к проверке созданных документов. На этом этапе видим отчет похожий на оборотно-сальдовую ведомость, сформированный на конец 2015 года на момент до свертки и после свертки. Расхождения между данными в нашем случае только по дополнительному счету 000, который использовали для ввода остатков на момент начала работы с базой:

Можно вывести и сравнить данные и по налоговому учету (НУ). Для этого используем как во всех стандартных отчетах 1С кнопку справа Показать настройки и выставляем флажок у показателя НУ:

Формируем отчет с данными по БУ и НУ. Затем переключаем проверку на Регистр сведений и накопления:

Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке Еще можем установить или снять флажок выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:

Этап 6. Удаление старых документов

Есть возможность по кнопке Назад перейти на предыдущие этапы свертки, в том числе удалить созданные документы остатков. Или по кнопке Далее перейти на следующий этап – Удаление старых документов . На этом этапе получаем предупреждение о необратимости процесса в 1С 8.3. Но старые документы будут пока лишь помечены на удаление. Этот этап гораздо продолжительнее всех предыдущих и может быть весьма длительным:

Этап 7. Готово

По завершению этого этапа получаем сообщение об успешном завершении свертки:

Этап 8. Удаление помеченных на удаление документов

Открыв Журнал операций видим, что документы с 2011 года помечены на удаление:

Совет 4. Воспользуйтесь в обработке Удаление помеченных объектов возможностью Частичного удаления объектов. Удаляйте связанные группы объектов. Выполняйте удаление поэтапно, а между этапами делайте перерывы. Или запланируйте свертку на период больших праздников.

Но перед удалением помеченных на удаление документов постройте необходимые отчеты, которые подскажут, остались ли все данные для правильного учета ОС, зарплаты, НДС.

В 1С 8.3 Бухгалтерия будет полезно до и после свертки сформировать отчеты на дату свертки:

• Ведомость амортизации ОС;
• Универсальный отчет по различным регистрам накопления для анализа расходов при упрощенке, для контроля НДС, взаиморасчетов с сотрудниками и т.д.;
• И другие отчеты в зависимости от учетной политики предприятия.

Дополнительно следует найти у партнеров 1С обработки, которые укажут на неиспользованные объекты конфигурации. Например, найти элементы справочника Номенклатура, ссылок на которых уже нет, так как документы прошлых периодов удалены. И, если не предполагаем больше продавать – покупать эту номенклатуру, то можно удалить ее.

Уважаемый читатель, свертка - это не самое удачное решение в оптимизации базы данных 1С, гораздо быстрее и менее трудоемко перейти на SQL. В результате перехода на SQL вы сохраните доступ ко всем документам, увеличите скорость БД в несколько раз, и не потребуется ежегодно сворачивать базу и переживать о корректности переноса данных.

1С v7.7 считается устаревшей на данный момент, но есть компании которые до сих пор ей пользуются. Так как прогресс не стоит на месте, то большинство 1С-специалистов давно переквалифицировались на платформу 1С:v8 и забыли "семерку", следовательно и заниматься ей не хотят. В этой статье я расскажу вам о том, как свернуть базу (выполнить архивацию периода). Свертку базы я выбрал не случайно, дело в том, что у тех, кто сейчас пользуется "семеркой" конфигурации баз очень сильно изменены и стандартными средствами воспользоваться не получится. Данная статья будет написана опираясь на конфигурацию основанную на 1С: Торговля и Склад 9.2.

Лирическое отступление: Все обработки представленные здесь принадлежат своим авторам и я ни в коей мере не претендую на их авторство.

Введем обозначения:

1. Полная база - наша рабочая база, которую будем сворачивать.
2. Пустая база - база содержащая только константы и справочники.
3. База без документов - база содержащая в себе остатки, но не содержащая документы движения за период.
4. Свернутая база - база содержащая остатки и документы движения за период.

Итак, разработаем небольшой алгоритм для выполнения свертки базы:

1. Проверка информационной базы на ошибки;
2. Добавление в конфигурацию документа для работы с регистрами;
3. Создание копии информационной базы;
4. Удаление всех документов и периодических реквизитов из базы;
5. Формирование и перенос остатков из "Полной базы" в "Пустую";
6. Перенос документов осуществляющих движение за период свертки из "Полной базы" в "Базу без документов" ;
7. Проведение документов и восстановление последовательностей в "Свернутой базе".

А теперь каждый шаг по порядку с картинками и разъяснениями:

1. Проверка информационной базы на ошибки - данный шаг осуществляется в конфигураторе. (Администрирование - Тестирование и исправление).

Теперь нужно настроить процесс тестирования и исправления, для этого нажмем кнопку "Настройка":

Ставим все галочки как на картинках нажимаем "OK" и "Выполнить". Процесс тестирования и исправления достаточно долгий, особенно при большом размере базы. Будет казаться что всё зависло, но на самом деле все работает.

2. Добавление в конфигурацию документа для работы с регистрами - данный документ позволяет нам создать документ содержащий данные нужного нам регистра. Скачать документ можно . Внутри архива есть пояснение как добавить документ в базу, но я продублирую это здесь. Открываем конфигуратор и вызываем мастера объединений конфигураций (Конфигурация-Объединение конфигураций), откроется окно выбора файла конфигурации. Укажем путь к месту куда распаковали и выберем файл 1Cv7.MD.

Нам нужен только один документ, поэтому убираем все галочки кроме "Документы", проверяем что бы переключатели внизу окна стояли как на скриншоте и нажимаем "OK". Программа добавит документ и откроет конфигурацию. Теперь необходимо сохранить изменения, для этого нужно нажать кнопку "Сохранить" и принять изменения.

3. Создание копии информационной базы - здесь все банально, просто копируем каталог информационной базы (той, которую мы проверили и в которую добавили документ) в новый каталог и указываем к ней путь в окне выбора конфигурации 1С.

4. Удаление всех документов и периодических реквизитов из базы - для выполнения этой процедуры нам потребуется *.bat-файл. Скачиваем, копируем в папку с копией информационной базы и запускаем - данное действие позволит удалить все документы из базы. Следующим шагом необходимо запустить 1С в монопольном режиме в режиме 1С:Предприятие (Запустить нужно копию без документов), произойдет переиндексация базы. Теперь необходимо очистить базу от периодических реквизитов - для этого запустим тестирование и исправление базы в конфигураторе (аналогично пункту 1).

5. Формирование и перенос остатков из "Полной базы" в "Пустую" - что бы выполнить этот шаг, открываем "Полную базу" и формируем документ "ОстаткиПоРегистру" который мы интегрировали в конфигурацию. Документы нужно формировать на предыдущий за днем свертки день, например, если мы сворачиваем базу на 01.01.2011 то документы должны быть сформированы на 31.12.2010. Чтобы создать документ нам необходимо открыть общий журнал документов, нажать кнопку "Insert" на клавиатуре или "Ввод новой строки" в окне общего журнала.

Затем нужно выбрать документ "ОстаткиПоРегистру" и нажать "OK". Должна открыться форма документа, как показано ниже:

Теперь нам нужно сформировать остатки по каждому регистру нашей базы. Для этого выбираем нужный нам регистр в выпадающем списке и нажимаем кнопку "Заполнить", главное не забыть на какую дату формируем остатки. Если свертка базы выполняется на 01.01.11 то остатки формируем на 31.12.10. После заполнения документа нажимаем кнопку "Записать" и "Закрыть", документ проводить нельзя. Данную операцию необходимо проделать для каждого регистра вашей базы (нужный регистр выбираем из выпадающего списка, не забываем про дату). Все документы "ОстаткиПоРегистру" должны быть сформированы одним днем.

После формирования всех документов "ОстаткиПоРегистру" нам необходимо перенести их в "Пустую Базу". Для переноса нам потребуется вот обработка. Скачиваем, распаковываем и в "Полной Базе" открываем файл "Universal.ert" (Файл->Открыть-Universal.ert). Откроется окно как на рисунку внизу:

Теперь необходимо настроить обработку, для этого пошагово (как на скрине внизу) выполните все требования обработки:

Помните, что в обработке вы указываете путь к "Пустой Базе". После того, как вы выполнили все требования обработки на первой вкладке, переходим непосредственно к переносу остатков. Для этого переходим на вкладку "Документы", отмечаем единственный документ "ОстаткиПоРегистру" и устанавливаем дату на которую были сформированы документы.

Проверяем соответствия со скрином сверху, если все сходится, то нажимаем "OK" -> "Перенос документов".

Начнется перенос остатков в "Пустую Базу", после окончания переноса необходимо открыть нашу "Пустую базу" в которую были перенесены остатки и провести все документы "ОстаткиПоРегистру". Для этого открываем общий журнал документов, переходим на дату переноса (в нашем случае 31.12.10) и проводим все документы "ОстаткиПоРегистру".

7. Перенос документов осуществляющих движение за период свертки из "Полной базы" в "Базу без документов" - данный шаг выполняется как и предыдущий, с использованием обработки . Пользоваться мы ей уже умеем, поэтому делаем все как на скрине из пункта 6:

Переходим на вкладку "Документы", выбираем абсолютно все документы и устанавливаем диапазон дат с начала периода до текущего момента, в нашем случае с 01.01.11 до 13.10.11. Также устанавливаем переключатели "Вкл. помеченные на удаление" и "Вкл. проведенные" соответственно скриншота.

Следующим шагом будет переход на вкладку "Доп. настройки". На ней необходимо поставить галочки как на скриншоте, диапазон дат указываете свой:

После установки всех галочек и переключателей нажимаем "OK"->"Перенос документов" (скрин из пункта 6):

7. Проведение документов и восстановление последовательностей в "Свернутой базе" - по окончании переноса документов необходимо будет перепровести всю "свернутую" базу с начала периода по текущую дату (в нашем случаем 01.01.11-13.10.11). "Операции"->"Проведение документов":

P.S.: Решение проблем с документом "ОстаткиПоРегистру":

После публикации статьи мне на почту пришло очень много просьб с вопросами, почему же не заполняется документ "ОстаткиПоРегистру" и выдает ошибку. Что бы решить данную проблему и ответить на вопрос всем, оставлю здесь руководство по доработке документа.

1. Откройте конфигуратор и выберите документ "ОстаткиПоРегистру".

2. Откройте форму документа:

3. Нажмите кнопку "Новый" и добавьте нужное количество Ресурсов и Измерений.
а) Для ресурса настройки вот такие:

б) Для измерения настройки вот такие:

Для своей базы я создавал порядка 10 измерений и 9 ресурсов.

4. Откройте форму документа в конфигураторе и нажмите кнопку "Форма":

5. В открывшейся форме выделите табличную часть и нажмите кнопку показанную на рисунке "Добавить реквизиты":

6. В нижней части выделите все новые ресурсы и измерения и вставьте в документ:

7. После вставки сохраните документ.

P.S.: Если что-то непонятно, почта всегда открыта для вас!

P.P.S.: Процесс свертки периода, описанный в этой статье, не подходит для свертки бухгалтерских итогов. Для свертки бухгалтерских итогов следует использовать стандартную обработку wrap.ert, либо разрабатывать новую методику.