Оформляем выдачу расчетных листков сотрудникам по электронной почте. Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте? Как выдавать расчетные листки в электронном виде

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Для этого нужно выдавать расчетный лист. Расскажем, как его правильно оформить и сколько раз в месяц выдавать с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Как выдавать расчетный листок по заработной плате

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:

Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375

Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
Общую сумму к выплате.

Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде . А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учёт выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).

Попробуем разобраться, почему же расчётный листок остаётся «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

Персональные данные ― надёжная защита

Обратимся к норме закона. Часть 6 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведённых удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчётного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчётном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчётного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчётном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечёт за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учётом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится ещё актуальнее.

Особенно удобен этот приём для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR -код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1

Работодатель выдавал расчётные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчётных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

Экономия денег

Следующее преимущество выдачи расчётного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать ― количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зелёных») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.

Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчётный листок выдаётся в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчётные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).

При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчётных листков . По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчётных листков они просто заново распечатываются.

На деле получается занимательная вещь: расчётный листок выдан работнику, второй экземпляр расчётного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причём на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только.

К счастью, совсем недавно лёд тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод Вуколов отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня . Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в документооборот.

От себя добавлю, что данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора – расчётного листка, а именно о возможности выдачи расчётных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.

Форма расчётного листка

Рекомендованной (унифицированной) формы расчётного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по её утверждению. Нередки случаи, когда информация, включённая в расчётный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвящённые.

На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчётного листка в электронной форме позволит профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определённой отрасли и размещать её в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизит риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутверждённой формы расчётного листка.

Пример 2

Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ, с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.

Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утверждённой формы расчётного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам ― непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.

Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчётные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищённости работников.

В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчётные листки предоставляются, как правило, на бумажном носителе .

При проведении проверки инспекцией труда расчётные листки могут быть предоставлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причём начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).

Обратите внимание! Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушений в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример

Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки предоставил инспектору труда в течение 1-2 дней после начала документарной проверки расчётные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положения правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения .

Послесловие

Возможность предоставления расчётных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчётные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.

С учётом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчётных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчётного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.

Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечёт за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с лёгкостью перевести информацию, содержащуюся в расчётном листке, на любой язык (подойдёт как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчётный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать её для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определённой долей уверенности заявить, что электронный расчётный листок получит своё законное «место под солнцем».

(утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015).

Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
о размерах иных сумм, начисленных работнику;
о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.

Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).

А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.

О расчетном листке в электронной форме

Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Составляем заявление на электронные расчетные листки

Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.

Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.

28.11.2017 10:51:00

<Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ). Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ> <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде <Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).

Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ>. Всем остальным категориям работников часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) предписывает выдавать расчетные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчетных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.

Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья? Попробуем разобраться, почему же расчетный листок остается «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ - НАДЕЖНАЯ ЗАЩИТА

Обратимся к норме закона. Часть 1 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчетного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчетном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчетного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчетном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечет за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учетом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится еще актуальнее <Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»>.

Особенно удобен этот прием для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1. Работодатель выдавал расчетные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчетных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

ЭКОНОМИЯ ДЕНЕГ

Следующее преимущество выдачи расчетного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать - количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зеленых») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.

Сошлемся на письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, где Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов нормативными актами не предусмотрено <см. раздел «Применение и заполнение карточки-справки (форма 0504417)» Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н» (далее - Приказ № 52н)>. В нем же сообщается, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н.

Действительно, в Приказе № 52н, равно как и в ТК РФ, нет указания на обязанность работодателя хранить расчетные листки. Однако эта обязанность имеется в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление Госкомстата № 1). Так, экземпляр распечатки расчетного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе (форма № Т-54а, утвержденная Постановлением Госкомстата № 1).

Вместе с тем необходимость вкладывать (вклеивать) в лицевые счета работников распечатки расчетных листков за весь период работы отпала с 1 января 2013 года <Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1>.

Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчетный листок выдается в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчетные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).

При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчетных листков. По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчетных листков они просто заново распечатываются.

На деле получается занимательная вещь: расчетный листок выдан работнику, второй экземпляр расчетного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причем на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только. К счастью, совсем недавно лед тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод ВУКОЛОВ отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня. Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в бумажный документооборот < http://www.rostrud.ru/press_center/novosti/549002/>.

Данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора - расчетного листка, а именно о возможности выдачи расчетных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.

ФОРМА РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА

Рекомендованной (унифицированной) формы расчетного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по ее утверждению. Нередки случаи, когда информация, включенная в расчетный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвященные.

На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчетного листка в электронной форме позволят профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определенной отрасли и размещать ее в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизят риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутвержденной формы расчетного листка <Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3>.

Пример 2. Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.

<Соглашение о продлении срока действия Дополнительного соглашения к Федеральному отраслевому соглашению по угольной промышленности Российской Федерации на период с 01.04.2013 по 31.03.2016 о мерах по стабилизации и оздоровлению социально-экономической ситуации в организациях угольной промышленности и реализации ФОС в 2015 году (продлено до 31.12.2018) (утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015) >.

Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утвержденной формы расчетного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам - непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.

Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчетные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищенности работников .

При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придется. В ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме. В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчетные листки представляются, как правило, на бумажном носителе <Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014>.

При проведении проверки инспекцией труда расчетные листки могут быть представлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причем начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).

Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушения в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример. Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки представил инспектору труда в течение 1 - 2 дней после начала документарной проверки расчетные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положение правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения <Решения мирового судьи судебного участка № 9 Октябрьского района г. Улан-Удэ № 5-333/2016, 5-334/2016 от 15.06.2016>.

ПОСЛЕСЛОВИЕ

Возможность представления расчетных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчетные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.

С учетом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчетных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчетного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.

Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечет за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с легкостью перевести информацию, содержащуюся в расчетном листке, на любой язык (подойдет как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчетный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать ее для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определенной долей уверенности заявить, что электронный расчетный листок получит свое законное место под солнцем.
www.consultant.ru .

28.08.2019

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
иные начисления и компенсации;
размеры и причины ;
общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, .

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

Это быстро и бесплатно!